Arbeitet man über Jahre mit Tobit David und hat viele Termine kommen eine Menge Einträge im Kalender zustande. Bei uns waren es u.a. über 10.000 Einträge. Je mehr Einträge aber eine Liste oder Verzeichnis hat, desto träger wird ein System. Damit in einem Ordner nicht zu viele Dateien sind und die Software schnell reagiert, hat Tobit die automatische Ablage und Bereinigung integriert.
Mit der rechten Maustaste im David InfoCenter auf den entsprechenden Kalender und dem Menüpunkt Eigenschaften kommt man zur entsprechenden Einstellung (siehe Anhang). In den Eigenschaften aktiviere: "Automatische Ablage aktivieren" und lege den Zeitraum fest (z.B. nach 12 Monaten). Der hier angegebene Zeitraum bestimmt, wie alt Einträge sein müssen, damit sie archiviert werden. Wenn Du z.B. »Nach 31 Tagen« auswählst, werden bei der täglichen Bereinigung (s.u. »Automatische Bereinigung«) alle Einträge dieses Ordners archiviert, die mindestens 31 Tage alt sind. Bei Kalendern ist vermutlich 12 Monate ein guter Zeitraum.
Unter Erweitert kannst Du nun einen Archivordner festlegen oder aber es werden die Archivordner als Unterordner zum Kalender erstellt. Seit dem Release nach dem 1.1.2019 werden dabei auch Serientermine berücksichtigt. Wenn Du also die Ablage auf 12 Monate gestellt hast, aber einen Serientermin vor 33 Monaten erstellt, wird berücksichtigt, dass dieser Serientermin noch Auswirkungen auf die Gegenwart hat - und solche Termine werden also nicht gelöscht. Nutzt Du eine alte Tobit David Version vor 2019, wurden solche Termine noch gelöscht. Es macht also Sinn, auf die neueste Version upzudaten und Tobit SiteCare zu nutzen. Gerne machen wir entsprechende Angebote.